27884 Оформление, содержание и хранение личных дел сотрудников предприятий или организаций должно происходить в строго определенном порядке. Это позволяет зафиксировать количество документов (их может быть до двух десятков) для фиксации количества их наименований во внутренних документах работников предприятия
В ней можно сразу зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. Затем она фиксируется в личном деле и далее регистрируется факт изъятия документов для каких-либо нужд с их возвратом сотрудникам компании или получения компенсации за утрату либо порчу на основе переписки по телефону.
Вину за утрату или порчу хранящихся в описи бумаг возлагается на ответственного сотрудника, учитывая и то обстоятельство, что не раз возникали прецеденты обращения компании с исками по поводу утерянных документов.
Закон не требует внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако существуют некоторые дела и к ним прилагать ее необходимо (что отражено во многих нормативных актах).
К ним относятся
В первую очередь это касается ведения личных дел кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов является их прерогативой.
В некоторых случаях опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, что заполнить документ в правильном порядке и по всей форме.
. Особенно это актуально сейчас, когда отменено право ведения личных дел и сотрудники предприятий должны опираться только на свой опыт и общепринятую практику в этой сфере деятельности.
id=’alert’]На сегодняшний день не существует единого, обязательного к применению образца данного документа.
Документ должен содержать в себе ряд сведений:
К описи прилагаются трудовые книжки, свидетельства об образовании и дипломы (по одному на каждого работника), а также наградные листки, копии приказов и распоряжений в отношении его.
(его можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его также нельзя заполнять на чистом листе А4 или же использовать фирменный бланк предприятия.
Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, и если сотрудник попросит предоставить ему копию или скопировать документ, работодатель не имеет права отказать работнику.
Формулировка документа должна быть максимально точной и достоверной, чтобы в случае обнаружения таких фактов ответственного сотрудника можно было привлечь к дисциплинарной ответственности.
В заголовке указываются наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого обрабатывают.
Здесь же содержится название компании-работодателя.
Далее оформляют в таблицу список документов описи:
Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле работника. В завершение описи подпись ответственного за содержание и хранение личных дел (с указанием его должности) удостоверяется личной фамилией, расшифровкой автографа;
В описи, которую он подписывает после подписания последней записи и внесения последнего текста на опись предприятия (с указанием его имени), все оставшиеся пустые строки перечеркиваются – чтобы никто не мог написать туда что-нибудь дополнительное.
Внутренняя опись – это перечень документов, которые содержатся в деле.
Если вы заметили ошибку в тексте, выделите ее и нажмите Ctrl+Enter.
Она помогает упорядочить внутренний документооборот компании и минимизировать риск утраты важных бумаг.
Под делом понимается совокупность документов, которые характеризуют конкретный вопрос или человека. Наглядный пример – личное дело сотрудника (для наглядности). В нем собраны все бумаги по поводу работника:.
Все их нужно упорядочить.
Важно указать, когда бумаги были предоставлены и зарегистрированы, на скольких листах.
Также указывают, где именно в деле их можно найти.
Если количество вышеперечисленных документов превышает сотни, то сумма их листов может достигать десятков.
Велика вероятность не заметить пропажу одной страницы. Но наличие описи этого не допустит:
Все документы, хранящиеся дольше 10 лет (или с неопределенным сроком), а также касающиеся личного состава должны иметь такой вкладыш.
Форма приводится в Приказе Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 (Приложение 27).
В таблице с регистрационными данными (на каждую официальную бумагу) указаны номера документов и строки, где указывается общее количество листов в папке.
Подписать форму должен ее составитель (например, кадровик).
В данном кратком курсе мы проведем для вас пять уроков по охране труда с учетом последних изменений. При необходимости вы получите чек-листы, которые нужно проверить и получить при проверке соответствующего приказа или заключения комиссии о том, что все в порядке.
Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент.
Подписываясь на рассылку, вы даете согласие и даете свое письменное соглашение об использовании файлов cookie в целях улучшения работы сайта clubtk.ru
При наличии документов их могут не вернуть в течение длительного времени. Утеря или утрата уже отслуживших бумаг может стать поводом для судебных разбирательств и заявлений о расторжении договоров, а также при проведении проверок, проверках государственного архива.
14 Февраля 2022 в 16:21 Федеральный закон «Об архивном деле» No 125-ФЗ, утвержденный Президентом РФ 22 октября 2004 года является основным нормативным актом и регулирует вопросы хранения документов.