В связи с сжатыми сроками ghjie jrfpfnm cjltc

Шпаргалка делопроизводителя

Деловое письмо — самый распространенный вид коммуникации после устной речи.

Они не требуют соблюдения правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела.

• Письмо-ответ. Письмо-ответ — самый распространенный вид делового письма, так как является ответным письмом на все виды деловых писем. Отличаются от других тем, что имеют ссылку на номер и дату письма, на которое отвечают. Начинаются, как правило, так: В ответ на ваш запрос… В ответ на ваше письмо… Затем идет изложение ответа Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан.
• Письмо-отказ. Это письмо — официальный отказ от предложения, услуги, участия. В нем необходимо обосновать причины отказа. В связи с командировкой руководителя на совещание в Республику Мордовия, мы вынуждены отказать/приносим свои извинения и сообщаем о невозможности посещения выставки «Сельское хозяйство» 07.04.2015 и вежливо завершить письмо С уважением…
• Письмо-приглашение. Это письмо является приглашением на мероприятие или для принятия участия в чем-либо. Приглашаем организацию ООО «Радуга» принять участие в городском субботнике 02.05.2015.
• Письмо-напоминание. Это письмо напоминает о каких-либо событиях, датах, договоренностях и не требует ответа. Напоминаем, что дата совещания представительств перенесена с 25.01.2015 на 08.02.2015.
• Письмо-благодарность. Этот вид письма может быть как ответом на письмо-просьбу, так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь. Письмо можно сразу начинать со слов благодарности. Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств. Завершается письмо фразами С наилучшими пожеланиями… Надеемся на дальнейшее сотрудничество. Надеемся на продолжение сотрудничества.
• Письмо-сообщение (информационное письмо). Это письмо содержит информацию о мероприятиях, людях, событиях. Сообщаем, что Беликов Петр Николаевич принят на работу в ООО «Хлебопечь» с 05.04.2015.
• Письмо-просьба. Письмо-просьба начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться: В связи со сложившейся ситуацией на производстве… Продолжается описанием самой просьбы Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки. Завершается письмо стандартными фразами С уважением…, Заранее благодарим за участие…, С наилучшими пожеланиями….
• Письмо-подтверждение. Этим видом письма мы подтверждаем участие в чем-либо, получение каких-либо документов, факт оказания услуг. ООО «Одуванчик» подтверждает участие руководителя в мероприятии, посвященному Дню Победы, 08.05.2015 в 09–00.
• Сопроводительное письмо. Это письмо мы прилагаем к документам или товарам с целью подтверждения их официального направления и доставки. Направляем Вам отчет за 2014 год по сбыту продукции со склада № 2. Виды документов и их количество, наименования товара можно указывать в тексте или в приложении: Статистические данные на 2 л. в 1 экз.
• Письмо-запрос. В этом письме официально запрашиваются какая-либо информация, документы. Начинается письмо с обоснования причин запроса: В соответствии с п. 1 ст.12 Федерального закона № 59 от 24.11.2014… Продолжается описанием сути запроса Просим предоставить информацию об обращениях граждан, поступивших в апреле 2015 года. В письме-запросе часто устанавливается срок Информацию просим предоставить до 30.04.2015.

Все перечисленные письма формальны.

В большинстве случаев они обеспечивают успешную коммуникацию внутри организации, сотрудничество с другими компаниями и государственными организациями. Но если вы хотите получить быстрый отклик на ваше письмо или развернутый ответ чтобы прочитать его вдумчиво – используйте более конкретики — говорите яркую тему заголовка письма; избегайте стандартных фраз и слишком формального подхода к делу.

Уважаемый Петр Петрович! Если у вас есть возможность поставить до конца недели требуемое количество компьютеров, то вы можете помочь нам? Я представляю небольшую организацию и в начале следующей неделе нужно провести видеоконференцию с филиалами. Ваша помощь была бы неоценимой для нас.

Вы экономите время и силы адресата, они будут рады выполнять ваши просьбы в дальнейшем.