В этом материале мы расскажем, как правильно написать служебную записку.
Это не означает, что работник ждет от работника длинных и захватывающих рассказов о отпуске или сплетен соседок.
В небольшой компании о существовании служебных записок знают не все. Если же весь коллектив состоит из нескольких десятков человек, то информация об этих событиях распространяется устно или в письменной форме; если компания с небольшим штатом и парой сотен людей — в устных выражениях.
Составление такой бумаги будет целесообразно, если нужно письменно сообщить коллеге:
В случае, если служебная записка не утверждается нормативными актами или является бланком служебной инструкции (УСОРД), необходимо руководствоваться стандартным «удостоверением» и требованиями к оформлению документов.
Служебная записка может быть создана самостоятельно, но типовую форму можно разработать и ввести в действие отдельным приказом на основании требований ГОСТа 6.30-2003. Если законодательство не содержит понятия служебной или докладной записки (см) то она имеет вполне конкретные признаки: Вид документа Адресат служебный документ Член коллектива без взаимодействия с ним по форме «подчиненный — начальник».
Лучший по рангу коллега, более низкий в должности или менее высокий внутри подразделения и за его пределами. Составляется с целью гарантированного ознакомления со всеми данными перед руководством для подтверждения собственной позиции до руководства
В адрес смежной организации или структуры, с которыми ведется работа по срочному проекту Обычно составляется для уведомления руководства партнерской компании о нарушениях и неисполнении обязанностей ее сотрудниками. Реже – в качестве предложения чего-то отблагодарить кого–нибудь за хорошую работу либо отметить как хорошего человека. Реже с предложениями кого-то похвалить или отметить.
У большинства работников бытует мнение, что это пустая трата времени и сил на составление «бумажек», ведь позвонить в несколько раз быстрее — проще. Но ход их мыслей резко меняется уже после первого соприкосновения с производственными ситуациями – когда нужно доказать факт направления соответствующей информации всем заинтересованным лицам (возможно даже до увольнения).
В служебной записке достаточно свободной формы изложения содержится довольно широкий спектр вопросов и ситуаций.
В данном списке будут перечислены наиболее часто встречающиеся ситуации, но это не означает что данный список исключен из списка.
Даже если два сотрудника отделены от друг друга проходом между столами, это не может помешать им общаться в письменном виде.
Взаимодействие с помощью обмена «письмами» помогает:
В разных случаях эти бумаги могут содержать как просьбы, так и требования. Например, если сотрудник видит в чем-то неисправность одного из членов команды или он замечает у коллег легкомысленное отношение к работе — то можно направить служебную записку о пробелах на имя руководителя (например), это будет корректнее для доказательства того, что нарушения были порождены «круговой порукой» и замалчиванием проблемы.
Собственная служебная записка – инструмент взаимодействия между специалистами одного структурного уровня, для обращения в адрес руководителя лучше использовать докладную записку. Если износ или выход из строя предметов труда произошел вследствие естественных процессов, связанных со старением и выработкой ресурса (с возрастом), то можно сообщить материально ответственному лицу.
Если износ или выход из строя предметов труда стал результатом естественных процессов, связанных с старением и выработкой ресурса, то можно сообщить об этом материально ответственному лицу. В таком случае, если они были измотаны нестандартными событиями или аномалиями — тут уж без ведома и решения начальства никак нельзя обойтись.
В этом случае уместнее писать докладную записку. Коммунальное общение чаще сопровождается неприятными событиями или обменом информацией, чем письменная беседа и устное сообщение.
Реже случаются более приятные поводы составления служебной записки – сообщение о премировании.
Поскольку записка, направленная сотруднику равного ранга и адресована он другому лицу или организации (например), то предложение о награждении лучше направить в кадровую службу.
Как вариант, можно передать документ сотруднику отдела кадров или представить список кандидатов на получение денежного поощрения. Можно обратиться с этой идеей непосредственно к руководителю компании — это будет лучше изложить в форме докладной записки (причем для этого нужно написать отдельную записку).
Ознакомьтесь с. После отмены в 2014 году обязательного оформления командировочного удостоверения на каждую свою поездку, возник вопрос о том как зафиксировать некоторые нюансы и отчитаться об их результатах.
Этот документ принято использовать:
В некотором смысле служебная записка заменила собой обязательные задания на командировку и отчеты об их выполнении. Ознакомьтесь с : Как правило, руководитель является высшим единоличным органом управления предприятием, поэтому представить себе ситуацию в которой нужно направить докладную директору сложно (на его имя лучше подавать рапорт).
По моему мнению, нежелание так озаглавливать документ продиктовано исключительно субъективными причинами и эмоциями.
. Вариант правильного использования формы служебной записки, адресованной директору в корпорациях или холдингах возможен только для корпоративных организаций с большим количеством директоров по иерархии и не находящихся друг у друга на подчиненном положении.
На предприятиях с прямолинейной системой управления и одним руководителем целесообразно иметь докладные записки по всем производственным вопросам, требующим внимания директора.
Для того, чтобы у человека не было сомнений в том, как правильно написать служебную записку и каким образом это сделать – нужно воспользоваться простой схемой:.
По той же причине, что компаниям нужно унифицировать форму и порядок написания служебной записки для каждого сотрудника организации потребуется разработать отдельный приказ по предприятию.
На фоне всех предубеждений, связанных с использованием служебных записок в общении и налаживанием внутреннего взаимодействия сотрудники должны принять это письмо как должное.
Юрист коллегии правовой защиты.
Специализируется на ведении дел, связанных с трудовыми спорами.