» Когда в коллективе решаются важные задачи и принимается решение, протокол ведёт менеджер. Если собираются представители отдела или представитель фирмы – на усмотрение начальника управления (менеджера).
На собрании всегда присутствует несколько вопросов, которые и определяют суть процесса. Главной задачей является письменно утвердить принятие решений (а иногда не один или два), отобразить документом то решение о назначении ответственного; все уведомления подаются секретарём собрания [/stextbox]
Единого образца для оформления нет. Некоторые пишут суть, и он может поместиться на одной странице.
Иногда протокол составляется подробно с выступлениями, прениями и получается длинный.
Форма составления документа отвечает следующим требованиям, там должно быть:
В графе о повестке собрания подробно указывают рассматриваемый вопрос, например выдвижение на должность одного из работающих в организации. Можно протоколировать все выступления выступавших…
Многие прения бывают разного содержания, в свидетельстве записывают самые решающие моменты и далее проводят голосование.
« Большинством голосов постановили— присвоить звание(такое)»
По результатам трудовой деятельности предприятия, в организации часто приходится «поднимать» документы прошлых лет. Это может быть представление о награждении за отличные результаты работы по годам или кварталам и награждение премией для работников за хорошие показатели. Например: вы получили благодарность родителей, что не довольны детской площадкой под окнами детского сада либо качеством продуктов? Заведующая собирает собрание с целью решения вопроса об приобретению новых качелей, горок, песочниц.
Заведующая собирает собрание, на котором решают просить о приобретении новых качелей и горок. Назначается комиссия для контроля за питанием детей в доу с соответствующим отчётом (с печатью). Если приходит проверка – вы подписываете акт со своей подписью, что приняли решение по просьбе родителей.
Собрание считается состоявшимся, если число присутствующих превысило 50% всех числящихся сотрудников или когда не меньше 30% выбранных делегатов.
В основном коллектив собирается 1 раз в год, когда возникает необходимость. Председатель обычно избирается на один-два года большинством голосов членов трудового коллектива и при необходимости назначается председателем совета директоров предприятия или его заместителем (при условии если он не был до выборов).
В протоколе проставляется список лиц, воздержавшихся от голосования. Дата может быть одинарным или двойным — если заседание проходило в одно и то же время; Если собрание длилось несколько дней (до нескольких), указывается дата начала консилиума: 1 января, 2 февраля – с конца года по начало следующего.
Иногда требуют выписку из протокола, тогда предоставляют копию фрагментов с заголовком Выписка.
Секретарь готовит ксерокопии документа, и высылают всем членам коллектива по почте или электронным сообщениями.
К протоколам нужно относиться серьёзно, очень часто они являются свидетелями жизни коллектива.