В организациях персональные (личные) данные работников чаще всего содержатся в кадровых и бухгалтерских документах.
Это вопрос часто встает перед работниками кадровых подразделений.
Как кадровики относятся к изменению персональных данных работника (например, фамилии)?
Но, следуя логике действующих в данный момент законов и норм (в частности ст. 74 ТК), можно прийти к выводу о том, что дополнительного соглашения не требуется для определения обязанности работника по заполнению трудового договора с учетом требований законодательства РФ.
57 ТК РФ не устанавливает обязательные или дополнительные условия трудового договора, на которые работник и работодатель соглашаются.
warning
Трудовой договор может быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями.При изменении условий трудового договора дополнительное соглашение в письменной форме составляется при наличии изменения обстоятельств.
Но в этой статье об изменениях личных данных не упоминается. Они просто переписываются, как и положено по закону: старые сведения зачеркиваются — новые дописываются; новый номер указывается на экземпляре трудового договора (старые – вычеркивается). Основанием является приказ о изменении учетных документов
Суд Еврейской автономной области принял решение восстановить истицу на работе, указав в качестве аргумента для восстановления ее работы такой факт: при изменении фамилии с ней не заключили дополнительное соглашение к трудовому договору.
Спор не был решен, поскольку работодателем были изданы приказ о внесении изменений и все учетные документы своевременно исправлены. В опубликованном кассационном определении фрагменты из материалов дела выделены курсивным текстом: «Персональные (личные) данные».
Персональные (личные) данные – любые сведения, относящиеся к определенному или определяемому с помощью такой информации физическом лицу.
В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 No 152-ФЗ «О персональных данных», к ним относятся фамилия, имя и адрес (с указанием места рождения), информация о семейном положении, имущественном статусе, образовании, заработках
В жизни работников организации могут происходить разные события – заключение брака, рождение детей и др.
В результате изменения личных данных, которые могут повлиять на карьерный рост и пенсионные отчисления работникам кадровой службы необходимо сообщать в службу кадров.
Сотрудники кадровых служб чаще всего допускают следующие ошибки:.
Шаг 1 На этом этапе работник организации должен обратиться в кадровую службу и получить от специалиста уведомление о изменениях, которые он желает внести.
Шаг 1 На этом этапе работник организации представляет работодателю письменное заявление с просьбой внести изменения в учетные документы и копии подтверждающих документов.
В соответствии с прилагаемым бланком заявления о внесении изменений и других действий работник кадровой службы выполняет все действия уже сам.
Прежде всего, следует издать приказ (в произвольной форме) на основании представленных сотрудником документов и его письменного заявления о необходимости внести изменения в учетные документы.
Шаг 2 Приказ о изменении личных данных в кадровых документах необходимо зарегистрировать на странице 1 журнала регистрации приказов по личному составу, а затем представить его под роспись самому работнику и ответственным работникам бухгалтерии.
В старой графе необходимо зачеркнуть одну черточку и сверху написать новые.
В данном разделе можно указать основания, согласно которым изменения были сделаны. Для этого необходимо в личном кабинете прописать раздел Х «Дополнительные сведения» личной карточки (пункт 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 No 225).
В соответствии с требованиями инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 No 69 (с изменениями на дату рождения), о образовании, профессии сотрудника производится работодателем в последнем месте работы при наличии паспорта или свидетельств о рождении, расторжении брака; об изменении фамилии, имени,отчества и других документов. В соответствии с Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 No 69, изменение записей о фамилии, имени, профессии работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельств о рождении (о браке), об изменении фамилии.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.
В случае, если в трудовой книжке отсутствует ошибка или утратила актуальность некоторая часть записи (ее неверное название), подчеркивается и записывается новая запись. Ссылки на наименование документа делаются сверху внутренней стороны обложки трудового книжки с соответствующей подписью работодателя либо печатью организации. Внесение изменений (исправлений) в записи о полученном работником новом образовании и специальности производится путем дополнения ранее совершенных записей или заполнения соответствующих строк без зачеркивания предыдущих.
Шаг 5 В соответствии с Инструкцией по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан Российской Федерации, утв. Приказом министра обороны РФ от 19.11.2007 No 500 (МРП), а также Методическими рекомендациями по ведению военного учета в организациях, утвержденными Министерством Обороны России 20.12.2011 N 1000)
Генштабом Вооруженных Сил РФ вносятся изменения и во все документы по воинскому учету.
В случаях изменения семейного положения, образования структурного подразделения организации (на должность или место пребывания), состояния здоровья граждан на воинском учете работники организаций заполняют и вручают сотруднику под личную расписку листок сообщения об изменении сведений о гражданинах состоящих на воинском учёте по форме, установленной в Приложении No 13 методических рекомендаций. Сведения об изменении семейного положения, образования структурного подразделения организации или места пребывания граждан на воинском учете направляются организациями в двухнедельный срок военно-полевым комиссариатом по месту жительства (месту нахождения) гражданина.
Шаг 4: Изменение сведений о гражданах, состоящих на воинском учете в установленном порядке (Приложение No 4).
Информацию о смене фамилии, имени или отчества сотрудник кадровой службы должен представить в территориальный орган ПФР. Образец такого заявления представлен на бланках No АДВ-2 и NoАдв-6, утвежденных постановлением Правления НПФ 31.07.2006 N 192п
В соответствии с п. 14 Инструкции, новый бланк свидетельства выдается работодателем работнику в течение недели после его получения (заверяется печатью). Для подтверждения выдачи нового документа страхователь должен расписаться на сопроводительной ведомости и возвратить ее территорическому органу ПФР.
Шаг 7 Если личные данные изменяются у руководителя или директора организации, то кадровику и юристу необходимо провести дополнительные действия.
Для этого организация должна подать соответствующие сведения в ЕГРЮЛ не позднее 3 рабочих дней с момента получения нового паспорта (п. 5 ст) ФЗ от 08.08.2001 No 129-Ф3.
«О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»
Шаг 9 При необходимости необходимо сообщить об изменениях в территориальные отделения ПФР, ФОМС и ФСС.
Шаг 10 Для обеспечения права первой подписи на документах организации имеет право ее руководитель. Это следует из пункта 7.14 инструкции Банка России от 14.09.2006 No 28-И.
«Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»