Наталье Колосовой, старшему специалисту отдела кадрового администрирования BDO Unicon Outsourcing. В организации персональные данные работников в основном содержатся во всех документах: трудовая книжка и личный листок Т-2 работника; страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС); страховой полис обязателен для замены только при наличии у сотрудника права на пенсию или пожизненной пенсии).
Заявление работника о внесении изменений в учетные документы Работнику, чьи персональные данные изменились (см. [/stextbox] ) следует подать заявление об изменении данных или изменениях документов и подписывать его новой фамилией; если речь идет о смене фамилии – с прежней фамилияю). Если же дело касается смены должности — можно сделать это при помощи прежних личных сведений либо назвать старую фамилию по старому имени (если человек со старой), так как работником организации является пока только сотрудник без прежнего названия.
Если речь идет о смене фамилии, заявление подписывает работник с прежней фамилией (см. рис). К заявлению прилагаются копии документов об изменении персональных данных: паспорт или свидетельство о регистрации брака; новое имя и фамилия работника в связи со браком – обязательно документ для подтверждения изменений персональных сведений — доверенность на новую фамилию либо новый трудовой договор (свидание), документы подтверждающие изменение личных данных
С 1 января 2013 года отменена обязанность работодателя по изданию приказа об изменении персональных данных сотрудника. Но, чтобы донести информацию для всех заинтересованных лиц (кадровой службы и бухгалтерии), данный приказ необходим: он может быть принят только в унифицированной форме первички.
Для утверждения формы приказа об изменении персональных данных необходимо соблюдать требования законодательства о бухгалтерском учете, в том числе и требований к документам подтверждающим изменение личных сведений (паспорт), свидетельство о регистрации брака или другое подобное).
Дата составления приказа должна соответствовать дате подачи работником заявления с предоставлением копий документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт и свидетельство о регистрации брака) под подпись.
рис. 2) Внесение изменений в трудовой договор работника с изменением персональных данных (рис. 3) не урегулировано прямо, но законом предусмотрено заключение дополнительного соглашения к трудовому договору сотрудника при изменении определенных сторонами условий трудового договора.
При изменении сведений о работнике условия трудового договора остаются неизменными.
В данном случае изменения персональных сведений (поправки) необходимо вносить непосредственно на экземпляре работника, заверяя новую информацию подписями работников и работодателя. Изменения в трудовой книжке работника о фамилии, имени и отчестве производятся на основании паспорта (свидетельства о браке), свидетельства о расторжении брака или других документов со ссылкой их номер и дату.
Одна черта зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество и вносятся новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются работодателем (специальным уполномоченным им лицом) на внутренней стороне обложки трудовой книжки; подписью работодателя либо специальным уполномоченным для этого лица печатью организации).
В настоящее время в книге учета движения трудовых книжек нет порядка исправления фамилии, имени и отчества. Для этого необходимо применять правила изменения данных из трудовой книжки работника по их реквизитам: фамилия имя отчество; наименование документа или его копии (документов), подтверждающих необходимость таких изменений?
Изменившиеся данные нужно зачеркнуть одной чертой и сверху указать новые, сделать ссылку на подтверждающие документы в разделе «Х. ».
Дополнительные сведения, заверить печатью и подписью работодателя или специально уполномоченного им лица.
Замена свидетельства обязательного пенсионного страхования Копии подтверждающих документов можно хранить в личном деле работника (если получено письменное согласие от работодателя о передаче копий этих бумаг).
После получения свидетельства сотрудник должен расписаться в сопроводительной ведомости, которую страхователь передал ему.
В данном случае речь идет о замене свидетельства, полиса обязательного медицинского страхования и банковского лицевого счета работника. ИНН При изменении данных физического лица сам номер документа не изменяется, но в свидетельстве указывается изменение приведенных сведений.
При изменении фамилии осуществляется замена свидетельства о постановке на учет.
В случае, если изменяется место жительства или меняется адрес регистрации налогоплательщика (например, с места его постоянной прописки) замена свидетельства производится налоговым органом по новому месту пребывания.
Полис обязательного медицинского страхования для работников стал необязательным. Для замены полиса ОМС работнику необходимо обратиться в страховую медицинскую организацию до изменения персональных данных работника.
. Внесение изменений в банковский лицевой счет производится при личном обращении работника в банк, если он лично обратится с заявлением о перечислении заработной платы на карту или через банкоматы.
оставить заявку Подписка на публикации Следите за публикациями BDO.