Порядок расположения документов в личном деле студента

Как формируются личные дела сотрудников?

Важное 16 мая 2022 г. 12:27 Автор Данилова В.В, эксперт информационно-справочной системы «» Ведение личных дел работников государственных и муниципальных учреждений необязательно.

Исключения могут быть установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских сотрудников.

Но поскольку такая форма сбора информации весьма удобна, многие организации (в том числе коммерческие) ее применяют.

Как правильно сформировать личные дела работников? Какие документы должны быть в оригиналах, а какие копии.

Нужно ли дела прошивать? Как их хранить и сколько?

На эти вопросы вы найдете ответы в данной публикации. Итак, что же такое личное дело?

№ п/п Наименование документа 1 Анкета, заполненная работником при приеме на работу 2 Экземпляр трудового договора 3 Копия паспорта 4 Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельства о рождении ребенка 5 Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности 6 Копии документов об образовании и о квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального обучения, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются) 7 Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) 8 Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ 9 Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования* 10 Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан 11 Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу (в случаях установленных законодательством), о прохождении обязательных медицинских осмотров 12 Экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в 13 Экземпляр договора о полной материальной ответственности 14 Копии приказов (о приеме на работу, переводах, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, увольнении и иных) 15 Документы о прохождении аттестации 16 Докладные и объяснительные записки 17 Документы, связанные с оформлением допуска к работе с персональными данными, со сведениями, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну * В связи с изменениями в пенсионном законодательстве вместо свидетельства будет предоставляться другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде ( ТК РФ).

К личному делу могут приобщаться и иные документы.

В личном деле работника могут храниться копии приказов и трудовых договоров, а в личное дело помещают только копию.

В личное дело не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т.

Но поскольку обязательных требований к личному делу нет, вопрос о том, какие документы включать в личное дело и как их оформить — решается работодателем. Личные дела формируются кадровой службой после оформления трудовых отношений с работником; личные бумаги создаются непосредственно перед оформлением трудового договора со специалистами предприятия [/stextbox]

Личное дело создается после оформления трудовых отношений с работником. Для этого покупаются обычные картонные папки-скоросшиватели «Дело» или заказываются специальные, для удобства и сохранности документов от подделок в организациях.

Титульным листом личного дела является обложка папки. Обычная форма для оформления этой бумаги такова: Датой начала и окончания личного дел считается дата приказа о приеме на работу, а датой увольнения — дату приказов об увольнении или увольнение

Номер дела устанавливается в журнале регистрации личных дел, где он обычно нумеруется валовым порядком или с использованием индексов для разных категорий работников.

Документы помещаются или подшиваются при помощи иглы и нитки в папку в хронологическом порядке.

Личные дела служащих в соответствии с Положением брошюруются.

В соответствии с ГОСТ Р 21.1101-2013 под брошюровкой понимается размещение материалов проектной документации на бумажном носителе в переплетах или твердых папках, крепящихся к легкоразъемным креплениям (замерам). Страницы должны быть прошиты и подписано именем заказчика при их поступлении в личное дело

В Рекомендации о запрете создания так называемых нарядов личных дел содержится указание, что в личное дело обязательно должна быть помещена внутренняя обложка. Внутренняя опись документов ед. хр No __________, п/п и пр.

Приведем пример бланка: ВНУТРЕННЯя ОПИСЬ документов ед. хр.No ___________________ No п\ап Итого _________________документов!

(цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи __________________________.

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подписи Расшифровка подписи Дата Лист-заверитель составляют для учета количества листов в деле и особенностей их нумерации.

Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который находится за последним документом дела. Его также можно приклеить к внутренней стороне обложки документа.

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника.

Ведение предусматривает:

1. помещение документов по мере их поступления в хронологическом порядке;
2. изъятие документов с устаревшими сведениями (например, справок).
3. внесение записей в опись;

Кроме того, личное дело может передаваться другим лицам с целью получения информации о деятельности работника.

На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают, кому и кем получено личное дело (это должно быть указано при получении). Лица, получившие личные дела — расписываются в карточке-замещетеле; после возвращения подписывают дату возврата документа на нее. Если из личного дела вынимают отдельный документ, на его место помещают справку, подписанную работником за ведение кадрового делопроизводства и в которой указывают, с какой целью изъят листок или кому передан. Кадровый работник, ответственный за ведение и хранение личных дел (например раз в год), периодически проверяет состояние их состояния.

Работника могут обязывать ознакамливать с документами личных дел не реже одного раза в год. Если же он захочет самостоятельно ознакомиться со своим личным делом, это придется обеспечить согласно требованиям законодательства.

Личные дела хранятся в запирающихся несгораемых шкафах, исключающих доступ посторонних работников. Они выстраиваются по порядковым номерам и номенклатурным подразделениям (например: не оставлять личные документы без присмотра) после увольнения работника его личное дело передается на хранение.

На основании перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и муниципальных образований (Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 No 558), личные дела должны храниться 75 лет. Перед тем, как передать дело на хранение после увольнения работника из него изъять копии паспорта и СНИЛС (п. 7 ст 5 Закона No 152-ФЗ), документов об образовании или других предоставленных работником документах содержащих персональные данные его работодателя, если это не предусмотрено федеральным законом:.

В личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляют описи (все скрепки степлера).

Если личные дела небольшие, допускается сшивать их в «наряды».

Но в начале наряда обязательно следует поместить общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел – после обложки.

Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы.