Объяснительная для аудиторской проверки о найденных ошибках

Как написать объяснительную записку об ошибке в работе

• /
• Как написать объяснительную записку об ошибке.
• /

. Это произошло с нами на работе, и я должен написать объяснительную!» — «Пишите объяснение», – поджал губы начальственный взгляд в упор

На самом деле их можно минимизировать, если знать как писать объяснительную записку об ошибке в работе.

Об этих вещах и расскажет статья.

Объяснительную записку составляет сотрудник при предъявлении ему претензий о невыполнении или плохом выполнении обязанностей. В ней излагаются причины сложившейся ситуации, в которой он находится и что делает для того чтобы устранить пробелы.

На основе ее решения руководство определяет, виновен ли работник в чем-либо или нет.

Возможны три варианта:

1. прощение сотрудника либо устное предупреждение;
2. дисциплинарное взыскание.
3. прекращение претензий;

Рассмотрим последний случай.

Трудовой кодекс РФ (статья 192) разрешает дисциплинарные взыскания в виде:

1. замечания,
2. увольнения.
3. выговора,

Другие наказания (в т.ч. «штрафы») работодатель использовать не вправе.

В трудовую книжку вносят информацию о замечаниях и выговорах, но не прописывают влияние на премиальные.

5 ст. 81 ТК РФ) в случае неисполнения трудовых обязанностей без уважительных причин, при уже имеющемся не снятом с него дисциплинарном взыскании по такой же причине (ст. 80).

Практика по применению дисциплинарных взысканий для некоторых проступков устанавливается не позднее 1 месяца со дня обнаружения и 6 месяцев после его совершения.

Объяснительная записка является составной частью процедуры, которая может иметь далеко идущие последствия для сотрудника.

Их можно уменьшить, если подготовить документ правильно.

Можно ли не писать объяснительную и отказать начальству в написании объяснения? Да, можно. Действия администрации по принуждению к этому считаются незаконными.

Если такая инициатива исходит от непосредственного начальника, не рекомендуется требовать его подтверждения полномочий. С другой стороны, если дело дойдет до суда или при наличии юридического материала можно будет запросить разрешение у работодателя — он же может подтвердить полномочия работника в случае необходимости.

С другой стороны, такое требование еще больше обострит отношения сотрудника с администраций. Письменное объяснение предоставляется в течение двух рабочих дней согласно ТК РФ. Не стоит поддаваться давлению начальства и писать объяснительную записку прямо сейчас.

Необходимо снять первое нервное возбуждение и в спокойной обстановке проанализировать ситуацию.

Еще раз прочитать должностную инструкцию. Проконсультироваться у юриста.

Потом приступить к написанию объяснительной записки. Ориентироваться на то, что она попадет в руки судьи при вынесении решения судом

Цель автора – четко обозначить себя как законопослушного гражданина, готового выполнять работу в соответствии с трудовым договором.

Руководитель не вправе вмешиваться в текст объяснительной. Он может требовать переписать, писать «это — это – причина». Текст записки определяется сотрудником самостоятельно: он должен знать причину и указать на нее начальству

«Запрещены шутки и просторечные выражения, но тон повествования уважительный. Если дело дойдет в суд», реноме хама не поможет выиграть процесс».

1. охарактеризовать вину: умышленная, по неосторожности, ее отсутствие;
2. привести свидетелей;
3. подтвердить или опровергнуть факт нарушения;
4. описать обстоятельства события (дата, время, место), его причины;
5. выразить мнение о привлечении к ответственности;
6. описать отношение к дальнейшей работе.

Основная часть объяснительной записки – информация о причинах действий сотрудника, которые могли привести к негативным последствиям для работодателя.

Главная рекомендация: вспомнить все возможные оправдания и не стесняться их приводить.

• Личные, семейные обстоятельства – может помочь, если причина серьезная. Злоупотреблять этим средством не стоит.
• Мало опыта – работает в случае молодого специалиста.
• Плохое самочувствие – может служить оправданием. Сотруднику стоит подчеркнуть, что он работал в таком состоянии из-за заботы о предприятии, продолжении его ритмичной деятельности.
• Высокая нагрузка – следствие пика работ, неполного персонала. Объяснение хорошо тем, что переносит ответственность на работодателя. Подходит для некрупного подразделения. Не работает в большом коллективе, работающем в одних условиях (хотя бы формально). Начальство ревностно охраняет свою непогрешимость в распределении нагрузки. Если нежелательна репутация ленивого склочника – лучше найти другие причины.
• Неясно написанный, противоречивый пункт должностной инструкции, позволивший неверную трактовку. Аргумент подходит для использования, но предварительно лучше запастись заверенной копией этого документа.

Если в инциденте участвуют другие лица, следует беспристрастно сообщить о том что они предпринимали.

Не следует прямо называть виновного. Это право руководства, но оно должно получить достаточную информацию для такого вывода (объяснения всех участников), и правда выяснится: работник должен описать свой добросовестный труд у работодателя и привести полученные поощрения в прошлом; перечислить премии за успехи на работе [/stextbox].

В первую очередь сотруднику следует описать свой добросовестный трудовой путь у работодателя, указать о наличии дисциплинарных взысканий в прошлом и перечислить полученные поощрения (премии), грамоты.

Если дело попадет в суд, эту информацию учтут при принятии решения.

Если работник признает вину в допущенной ошибке, надлежит выразить раскаяние.

В первую очередь необходимо уверить руководство, что подобных случаев в будущем не будет. Установленных законом стандартов оформления письменного объяснения нет и соблюдать их можно только на общем уровне подготовки документов.

Записка готовится на листе формата А4.

. Она может быть написана от руки или набранной компьютером, а внизу листа указывается кому и кем адресован документ; получатель — лицо затребовавшее объяснение

Приводятся его должность, фамилия, инициалы.

Работник пишет свое подразделение, должность и полные Ф. И О. На нескольких строках ниже по центру указывается наименование документа – объяснительная записка (название написано от руки). Далее следует название заявления: «Уведомление о результатах проверки».

В канцелярии записки следует зарегистрировать, получив копию или 2-й экземпляр. Это защитит от возможных неправомерных действий администрации в дальнейшем.

В ООО «Прод-сервис» от бухгалтера Ивановой Ирины И. Уведомление о проведении расчета с НДС 12 февраля 2016 г.

я указала неправильные цены в товарной накладной № 331 и счете-фактуре № 434, завысив их на 5%.

Покупатель отказался принимать товар, и его вернули на склад. Ошибка была вызвана повышенной рабочей занятостью в этот день.

В связи с отсутствием бухгалтера Раковой Е.Е, которая находилась в отгуле я выполнял обязанности двух человек: Бухгалтеров Раковых и Я исполняли работу двоих людей.

Я признаю свою ошибку. Прошу учесть, что ранее у ООО «Прод-сервис» претензий ко мне не было и в будущем обязуюсь быть более внимательной к заполнению документов. Бухгалтер ИИ Иванова 16.02.2016 Бесплатная консультация с юристом.

Образец объяснительной записки при ошибке в работе

При составлении данного документа нужно соблюдать следующие правила:

• Писать от руки на стандартном листе формата А4 или на бланке организации. Это важно для кадровиков и руководителей, поскольку при распечатанном на компьютере тексте работник может отказаться от авторства и утверждать, что его вынудили подписать эту бумагу.
• Составлять в двух экземплярах: один для передачи, другой, с отметкой о приемке, у себя.

В составе документа должны быть следующие компоненты:

• «Шапка» в верхнем правом углу, где содержатся должность и полное имя руководителя и сотрудника.
• Подпись.
• Объяснительная часть, где раскрываются причины проступка и приводятся доводы, которые могут его оправдать.
• Фактическая часть, в которой подтверждается допущение промаха.
• Заголовок, в котором кратко описывается суть совершенного проступка)
• Дата.
• Расшифровка.

Приведён пример объяснительной бухгалтера, неправильно рассчитавшего зарплату: Основная причина – невнимательность.

Выделяются следующие факторы: Лицо, допустившее ошибку Причина Работник

1. невнимательность;
2. стресс;
3. болезнь, которая оказывает влияние на скорость реакции и ухудшает общее самочувствие;
4. злой умысел, если промах был допущен сознательно;
5. приём лекарств, прописанных врачом;
6. откровенный непрофессионализм;
7. недостаток информации;
8. невозможность выполнять свои должностные обязанности надлежащим образом из-за усталости;
9. принятие неправильного решения;
10. несоблюдение техники безопасности.

Работодатель

1. не произвёл должного инструктажа по технике безопасности;
2. не передал указания достаточно чётко, поэтому они получили двоякое толкование.
3. не обеспечил комфортное рабочее место;

В целях сохранения доброжелательной атмосферы в коллективе руководство должно требовать письменные объяснения только при серьёзных проступках, которые привели к серьезным последствиям. Документ дает начало дисциплинарной ответственности за совершение правонарушения согласно статье 193 Трудового кодекса РФ (статья193).

1. кадровику;
2. непосредственно директору предприятия.
3. секретарю руководителя;

В ответ на требование руководства написать о своем промахе работник может ответить отказом.

Это означает следующее:

1. не хочет распространяться об этой ситуации.
2. он отрицает факт его совершения;
3. не признает за собой вину за случившееся;

В таком случае работник составляет письменный отказ в письменном виде.

1. подпись;
2. описание происшествия;
3. «шапка» в правом верхнем углу, где указывается адресат – руководитель;
4. расшифровка.
5. дата;
6. перечисление причин своего нежелания предъявлять письменные объяснения;
7. заголовок: «ОТКАЗ ОТ ДАЧИ ПИСЬМЕННОГО ОБЪЯСНЕНИЯ»;

На основании предъявленного отказа работодатель составляет акт, в котором фиксируется получение от сотрудника этого документа. Он вправе применить дисциплинарное взыскание на основе такого акта.

В статье 192 Трудового кодекса могут быть предусмотрены следующие виды наказаний: замечание, выговор или увольнение.