Как правильно снять копию трудовой книжки для банка

Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам

6961 Содержание страницы В 2018 году вводится новое правило, касающееся заверения трудовых книжек. Его обязательно нужно учесть кадровому отделу компании.

Если правила не будут соблюдаться, заверенная копия будет считаться действительным.

В зависимости от ситуации потребность в заверении возникает при взаимодействии с банком, кредитной организацией. [/stextbox].

1. Взыскание долга с зарплаты заемщика.
2. Установление причин расторжения трудового соглашения с прошлых мест работы.
3. Подтверждение информации, изложенной в анкете.
4. Подтверждение того, что человек сможет вернуть заемные деньги.
5. Установление, часто ли человек меняет места работы.
6. Подтверждение источника дохода заемщика.

Сверить копию документа могут сотрудники ОФМС при предоставлении загранпаспорта. Для этого они просматривают места работы и стаж работника за последние 10 лет, а также проверяют место его проживания в течение последних 5 лет или на новом месте службы. [/stextbox]

Копия запрашивается кадровым отделом фирмы, в которую устраивает сотрудника. Она нужна для проверки прошлых мест работы и причин увольнения.

То есть правила заверения остались прежними. Сотруднику, запросившего копию книжки для подтверждения трудовой деятельности и его паспорта в течение 3 дней предоставляют ее работодатель!

Срок отсчитывается с даты направления работником заявления.

В статье 62 ТК РФ сказано, что копия должна быть заверена надлежащим образом.

1. Копировать раздел о вознаграждении нужно не во всех случаях. Обычно нужна эта страница при получении различных званий. К примеру, звания «Ветеран труда». Сведения о поощрениях пригодятся при устройстве на новую работу.
2. Копии листов брошюруются. На наклейке сзади нужно привести число скрепленных листков.
3. На заключительном листе книжки проставляются эти отметки: отметка «Верно», подпись лица, сделавшего копию книжки, дата оформления и печать.
4. Копировать нужно все обороты, где есть сведения. Это и титульный лист, и страница с заключительной записью о трудоустройстве.

Копию можно или сшить, или представить разрознено.

Если это отдельные листы, то заверить нужно каждый из них.

На практике фирмы требуют указания того, что сотрудник продолжает работать у текущего работодателя. Но в Госстандарте не определено требование о том, чтобы он работал и после увольнения (см выше). Поэтому от исполнения этого требования можно свободно отказаться

Правила заверения ТК содержатся в пункте 5.26 ГОСТ. По-прежнему действуют все нормы, но появились изменения. В частности, теперь нужно прописывать место хранения оригинала трудовой книжки в электронном виде для работника и работодателя.

Напомним, что с 1 июля 2018 года при создании копий нужно вносить дополнительную запись о месте нахождения оригинала книжки. Соответствующее разъяснение содержится во втором пункте ГОСТ Р 7.0.97-2016: «Предоставить копию копии надо только той фирме», которая находится по соседству и производит ее изготовление».

К примеру, это может быть банковское учреждение, компания нового работодателя.

Новая редакция ГОСТа позволяет заверять копии без всяких дополнительных отметок. Также новый документ описывает, как нужно расшифровывать подпись и что при этом следует делать с оригиналом книжки после ее подписания

В частности, сначала нужно проставить инициалы имени и отчества.

Далее в качестве подписи ставится подпись лица, создавшего копию.

• Подпись лица, заверяющего документ.
• Указание даты заверения.
• Проставление печати фирмы.
• Фиксирование должности и ФИО лица, которое заверяет ксерокопию.
• Ниже всех ранее проставленных записей проставляется отметка «Подлинник хранится…».
• На последнем листе проставляется отметка «Верно» или «Копия верна».

С 1 июля отсутствие записи считается ошибкой.

Исключение – копия создается для внутренних целей компании.

1. Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
2. Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
3. Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
4. На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.
5. Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.
6. Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.
7. На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.

Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим.

Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается.

Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.

В большинстве случаев копию трудовой книжки запрашивает банк или кредитное учреждение. Составлять ее придется по стандартным правилам, так как бланк составляется согласно требованиям закона о трудоустройстве и пенсионном обеспечении в целом

Но есть некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание:

1. Желательно представить копию в виде отдельных листков, каждый из которых правильно заверен.
2. Обязательно должна стоять отметка о нахождении оригинала книжки.
3. Недостаточно поставить подпись заверяющего лица. Нужно обязательно дополнить ее должностью и ФИО этого лица.
4. Текст трудовой книжки должен быть разборчивым, легко читаемым.
5. Рекомендуется ставить отметку не «Копия верна», а «Верно». Именно подобная формулировка оговорена в ГОСТ.

У каждого банка могут быть свои требования. Желательно уточнить их в самом учреждении.

Что именно писать о местонахождении оригинала? Этот документ разрешено хранить в лотках и сейфах.

Если ТК лежат не в номенклатурных делах, а в сейфах, нужно только прописать место хранения. При этом можно не фиксировать номер дела.

К примеру, запись может быть выглядеть этим образом: Верно. Подлинник ТК хранится в сейфе кадрового отдела компании «Альфа-Бета».

Специалист по кадрам: подпись Петрова П.П, 3.08.2017; в какой именно компании находится оригинал подписи.

Указание места хранения позволит запросить оригинал документа, если это требуется.