Юрист по налоговым, трудовым и гражданским отношениям.
Сведения, которые внесены во второй том журнала для расчета с работниками и налоговых целей могут быть использованы как при расчетах на предприятии так и налоговом учете.
В этой статье мы расскажем, как правильно составить табель учета рабочего времени на 2020 год и хранить его.
Данная обязанность работодателей закреплена в статье ТК РФ. Нарушение трудового договора само по себе является нарушением. Организация-работодатель в этом случае может быть оштрафована на 50 тыс рублей.
Написание табеля — залог правильного ведения и своевременного составления бухгалтерского учета. В большинстве учетных программ он помогает значительно облегчить работу Бухгалтерии, поскольку в них на него завязаны расчет зарплаты по итогам месяца; среднего заработка при направлении их в командировки, а также выплата отпусков и направлений в поездки.
Программа сама определяет периоды и суммы, которые нужно учитывать при расчете.
Это существенно сокращает трудоемкость вычислений, но повышает «цену» недочетов при заполнении табеля. Неправильный код или время работы может привести к неверному определению среднего заработка и неточностям в расчетах налогов (например пособия по уходу за ребенком). В том числе табель может использоваться при расчете среднесписочной численности сотрудников.
Помимо этого, табель может использоваться для контроля за уплатой «зарплатных» налогов и других обязательных платежей. Кроме того, он позволяет проверить правильность заполнения баз по страховым взносам или НДФЛ, а также расходов на оплату труда (затраты) при этом снизятся в статистике.
К примеру, форма П-4
«Сведения о численности и заработной плате работников»
практически полностью составляется по данным табеля.
В целях учета рабочего времени для бюджетных организаций устанавливаются унифицированные формы. Бюджетная организация должна использовать форму No 0504421 по ОКУД, утвержденную приказом Минфина ; коммерческая — форма Т-12 или формоу NoТ13 (с указанием реквизитов).
В обеих формах отсутствует часть, посвященная расчетам по заработной плате. Однако указания о заполнении формы No Т-12 разрешают и в этой форме не заполнять листы расчетов зарплаты на рабочем месте
Это возможно, если ведется раздельный учет рабочего времени и расчетов с персоналом.
Соответственно, выбор между данными формами в основном зависит от настроек учетной программы.
Так, если учет расчетов с персоналом совмещен в организации и раздел 2 не нужен – можно заполнить любую из указанных форм.
По большому количеству работников можно рассчитать «сложную» зарплату с коэффициентами и надбавками. Второй вариант предполагает ведение табеля, который регистрирует явок, неявок (сверхурочная работа), командировки в выходные дни или другие отклонения от нормы работы.
Второй вариант предусматривает регистрацию только отклонений от нормального режима труда (неявок, командировочных и т.п).
До того, как появились учетные программы и начали массово внедряться компьютеры в организациях до появления большинства видов программ для ведения учета рабочего времени выбор метода заполнения Табеля зависел от установленного режимом работы режима. При постоянной продолжительности рабочего дня (смены) кадровый работник мог ежедневно отмечать только тех сотрудников, которые не вышли на работу или трудились меньше положенного [/stextbox].
По отношению к остальным работникам подразумевалось, что они присутствовали на рабочем месте ровно столько времени и в трудовом договоре.
В прежние времена кадровая служба обязана была ежедневно вносить информацию о всех работниках, чтобы контролировать переработки. Сегодня эта процедура почти не используется – только если количество отработанных часов от нормы отклоняется на 1 час или более пропорционально норме; сейчас она практически невозможна из-за автоматизации учета и контроля за переработками
Объяснение простое: при компьютерной обработке форм № Т-12 и № Т-13 пустые ячейки недопустимы.
В настоящее время большинство работодателей ежедневно вносят данные о явке сотрудников. Для этого они указывают код «Я» или «01» (если используются цифровые, а не буквенные обозначения) и ставят галочку напротив числа часов на рабочем месте — обычно это 8).
В Табеле могут появиться дополнительные коды, например при увольнении сотрудника. К примеру, если он работает сверхурочно или наоборот: в верхней ячейке будет несколько новых и соответствующих им часов (в нижней – четыре).
В табеле учета рабочего времени, если сотрудник проработал сверхурочно два часа и был отправлен в отпуск (или «01/04», как это называют цифровые коды), нужно указать «Я /С», а в нижней строку — восемь/2″.
elert: При этом нижняя ячейка, в которой отображаются отпускные и отпуска (например, для сотрудников с ненормированным днем; ст. ТК РФ), заполнена только на одну единицу – количество часов или дней отдыха — до 10-го числа месяца).
По правилам ТК РФ учебный отпуск обозначается кодом У (11), а отпуск «за свой счет» — это Код ДО (16).
В данном случае используется код ОЖ (15). Этот же код применяется в случаях удлиненного отпуска, предоставленного по причине осложненных родов (ст. ТК РФ), и для отражения отдыха до трех лет – КР 15 или УДП 10)
В любой из этих случаев ставится код ОЖ (15) за все дни отпуска.
Однако если сотрудник привлекается к работе в выходные или праздничные дни, то надо проставить количество часов работы в выходной день. Для этого используется специальный код РВ (03).
А за день отгула, если он предоставляется работнику в качестве компенсации трудовым доходам во время выходного дня. Этот срок исчисляется с 1 января года, по которому издавались Табель и другие формы этого документа (их срок хранения составляет пять лет).
Таблицы, в которых были указаны сотрудники с вредными и опасными условиями труда не являются исключением.
«Об архивном деле в Российской Федерации» (п. 1 ст 17 и статья 21.1 закона) гласит, что эти документы должны храниться 75 лет — это прописано Федеральным законом «О государственном Архиве РФ» («ФЗ об архивном делопроизводстве», п. 1.4 перечня). [/stextbox]. Если не указано, где именно хранятся табели учета рабочего времени (как за текущий год и предыдущие годы), то их нужно распечатать и подписать.
В документе должны быть подписи трех человек: сотрудника, ответственного за ведение табеля и работника кадровой службы.
Например, если сотрудник уволился (уехал) или умер и т.п.), то бланки No Т-12 или N T-13 составляют за месяц — распечатывают, подписываются.
Если организация имеет собственный архив, либо заключила договор с специализированной компанией на внеофисное хранение документов (например, у руководителя) то по окончании года табель следует сдать в соответствующий архив. [/stextbox] При наличии собственного документа необходимо определить работника, ответственного за сохранность документов: Бухгалтерию и кадровую службу; руководителем организации или секретарем);
В отделе продаж ООО «Лабиринт-2019» числится 5 сотрудников, включая руководителя.
В табеле учета рабочего времени отдела за октябрь 2022 года были отражены следующие данные. Руководитель Николашина О.И. отработал месяц полностью, старшему менеджеру Сердюкову П. И.
28, 29 и 30 октября ему был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.
В счет очередного оплачиваемого отпуска брала неделю (с 14 по 20 октября), но заболела. Больничный лист оформлен на 16 и 17 сентября, в результате отпуск продлен до 21-го числа ).
Менеджер Бурновская Е.Г. весь месяц находилась в отпуске по уходу за ребенком, водитель Дуганов Евгений Васильевич.
В командировке он провел четыре дня (с 1 по 4 октября), а в течение двух дней (8 и 9) привлекался к сверхурочной работе.
Кроме того, он работал в выходной день (12 октября), а потому ему был предоставлен отгул (16 ноября).