Посредником в бизнесе могут стать письма о встрече для переговоров. Эти документы информируют партнера, что он готов к переговорам и с ним готовы встретиться на переговорах
Унифицированного образца для бумаги не существует.
Но, исходя из общепринятых норм составления деловых писем и готового бланка для заполнения необходимо ориентироваться на приведенный образец.
КАЖДЫЙ РАЗ В документе должны быть нарушения одного из пунктов, иначе письмо может восприняться как оскорбление.
Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов на то, чтобы она состоялась.
Итак, письмо должно:
Однако, несмотря на то что большинство переговоров проходит в электронном виде и для них, рекомендации актуальны.
Но и деловые письма, оформленные по старинке на бумаге имеют свои преимущества. Их несколько.
Если знать основной формат составления любого делового письма, можно без труда написать совершенно любое из них.
Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:
Иметь в виду, что данные организации могут содержаться как на шапке письма (могут быть напечатаны отдельно), так и под ней. Если письмо составляется для электронного вида – это телефонные номера; если же оно пишется электронным способом — то они должны появляться непосредственно перед самым текстом письма.
Нумерация входящей и исходящей корреспонденции очень важна, так как она впоследствии отображается на страницах журналов регистрации.
Именно такая запись является прямым доказательством существования переписки организаций. Без подписи листок не имеет юридической силы, без нее он бесхозен и ложен для документов любого вида!
Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу.
В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письмо было послано по ошибке другому адресату. Для страховки от подобных случаев человек пишет в деловой переписке все данные о адресанте и его электронной почте — даже если это только ФИО или телефон; электронная почта может быть не нужна вообще!
Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении.
«уважаемый» может быть слитно со словом «настоящее лицо» и фамилией. Если это должностное или специальное, то желательно указать его (ее) должность или ее специализацию в том случае если письмо направляется к другому лицу.
Но это правило действует только в том случае, если адресат точно знает точный адрес того или иного работника организации (или частного лица). Если он хочет встретиться с тем либо другим работником компании «Юность», который собирается его видеть; но даже при этом должен быть уверен, что ему стоит обращаться именно к тому из них…
У любого письменного обращения должна быть цель.
В письме о встрече для переговоров необходимо подробно описать причины, побудившие одну из сторон пойти на контакт.
Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи.
Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:
А первый вариант не самый вежливый, но менее надежный. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий момент на совершение действия партнером; в этом случае инициатива отводится адресату: если есть уверенность, что встреча состоится (если она состоялась), то можно так поступить!
В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:
[1] В принципе, письмо для переговоров может быть составлено в свободной форме.
12 октября 2020Пример написания электронных писем, которые откроет и прочитает адресат — для вас полезна не только в продажах бытовой техники.
Закупки — это своего рода продажи, только в этом случае вы пытаетесь продать свою компанию дороже и получить более низкие цены. Эти семь шагов помогут вам создавать стабильно высокоэффективные деловые электронные письма о продажах и не только. Если у вас есть имя или фамилия человека – обратите внимание на их личные данные: они должны быть указаны при регистрации; если нет — проверьте его аккаунт в социальных сетях или профиль LinkedIn (на сайте).
Тема письма играет решающую роль в том, будет открыто письмо или нет.
Ваша задача на этом этапе – зацепить внимание клиента за счёт персонализации.
В качестве первого способа обращения к контакту по имени и упоминания его компании, друзей или общих знакомых хорошо работает обращение с именем потенциального клиента. Применение имён сотрудников вашей организации повышает вероятность открытия письма на 29%; использование имен ваших ближайших товарищей увеличивает шансы открыть письмо до 40%.
Первое предложение электронного письма – второй по важности элемент в письме, поскольку оно отображается на почтовом ящике получателя; во-вторых — это то самое первое послание (желательно кратчайшее) и должно вызвать любопытство потенциального клиента.
Очень понравился ваш пост о [тема одного из последних постов];
Мы оба [присутствовали на мероприятии];
После того как вы ввели реципиента во внимание, переходите к сути и опишите ценностное предложение (оффер).
В оффере должен быть простой, понятный и привлекающий внимание текст.
Призывы к действию – это четкие инструкции, которые начинаются с глагола в повелительном наклонении и дают читателю причину для того или другого действия.
В этом вам помогут следующие советы:
Если клиенты больше ориентированы на эмоции и отношения, будьте более эмоциональным в сообщениях.
Возьмите за правило не превышать объём 200 слов (1500 знаков с пробелами) в письмах. Это поможет вам писать сообщения по существу. Если нужно донести большой объём информации – договоритесь о встрече или звонке.
Избегайте вопросов, на которые можно ответить » да » или «нет». Развёрнутые ответы часто помогают узнать детали, связанные с болевыми точками потенциального клиента.
Избегайте шуток (если клиент не использовал их первым).
И забудьте о фразах вроде “мне придется”, поскольку это означает, что вас обременяет общение с клиентом.
Когда вы освоитесь с этим базовым принципом, подпись ваша должна быть аккуратной и информативной. Добавьте туда свой прямой номер телефона (по желанию), ссылку на сайт компании или ссылки на социальные сети фирмы по вашему усмотрению
В статье изложены основные принципы создания и отладки деловых писем, которые приведут вас к личной встрече.