При рождении ребенка, как и в 2022 году — материальной поддержкой работника является выплата работодателем матпомощи при его пополнении. В основе любой материальной помощи лежит непроизводственный характер ее предоставления.Законодательство, регулирующее оказание матпомощи при рождении ребенка, устанавливает обязанность работодателя выплачивать работнику материальную помощь только исходя из собственных пожеланий (например: пособие на беременность или в случае рождения).
Руководитель организации может предложить работнику любые виды материальной помощи только исходя из его собственных пожеланий. В таком случае работодатель обязан выплатить матпомощь при рождении ребенка, если сотрудник соответствует всем требованиям такого акта (например: работает в организации определенное время).
Так как в законодательстве обязанность работодателя оказывать материальную поддержку своим сотрудникам не установлена, то и перечень документов для предоставления работнику материальной помощи также отсутствует.
Если выплаты производятся на основании заявления работника, то обязательным документом является заявление трудящегося.
В зависимости от того, как выглядит локальный акт предприятия или форма его составления определяется внутренними документами.Если в нем нет перечня документов о рождении ребенка (справка) работник может представить работодателю копию документа об этом ребенке либо справку из ЗАГСа с указанием даты рождения и фамилии малыша; 8, подп. 3 п.1 ст. 422 Налогового кодекса устанавливают специальные правила налогообложения сумм матпомощи при рождении ребенка: НДФЛ и страховые взносы не уплачиваются;
В соответствии с данными пунктами, если выплаченная в первый год жизни ребенка материальная помощь сотруднику (например) был его родителем или усыновителем не превышает 50 000 руб. и НДФЛ не уплачивается: все суммы уплаченных сверх указанной помощи облагаются налогом на доходы физических лиц; при этом размер выплаты обоим родителям должен превышать 100 тыс рублей.
Но в 2017 году финансовое ведомство отозвала это письмо, перевернув его суть и указав на то что не облагается налогами матпомощь 50 000 руб.
В письме Минфина от 14.03.2017 No 03-04-06/14397 указано, что заявление должно быть составлено на имя руководителя компании в которой трудится сотрудник. Форма заявления не определена законом (письмо ФНС от 24.07.2019 N 04-15-12/55026) и может составляться только руководителем организации или ее представителем).
***Эта тема может быть оговорена и в локальных актах компании.