1. Приложение к Приказу Департамента здравоохранения Иркутской области от 24 июля 2007 г. N 767 Инструкция о прядке ведения личных дел работников государственных и муниципальных учреждений здравоохранения 1.1. Личные дела работника госучреждение здравоохранения ведутся лицом, ответственным за работу с кадровыми документами.1.2. Личное дело ведется работником учреждения или должностными лицами отдела по кадрам
1.3. Личное дело – это совокупность документов, которые содержат наиболее полную информацию о работниках и его трудовой деятельности.
В зависимости от того, каков порядок оформления личного дела на работника (например: приказ о приеме или увольнении) 1.4. Личные дело оформляются только для работников государственных и муниципальных учреждений здравоохранения. [/stextbox] 2.1. Документы в хронологическом порядке подшиваются в специальную папку — личное дело.2.2. Все документы касаются конкретного человека с соблюдением установленного порядка хранения дел; документация к нему собирается по порядку из отдельных папок – личных дел. 2.3. На обложке личного дела указываются полностью фамилия, имя,отчество работник, дата начала ведения личного дела, номенклатурный срок хранения дела.
2.4. В личные дела не вносятся сведения и документы, которые могут быть учтены при приеме на работу. 2.5.1. Личные дела составляются по порядку: — внутренняя опись документов; – личный листок учета кадров (дополнение к личному листку); — дополнение к личным листам по учету кадров; — дополнения с Уставом или локальными актами учреждения).
3. Порядок ведения личного дела 3.1.
Сведения о всех изменениях, происходящих с работником после заполнения личного листка по учету кадров отражаются в дополнении к личному листокку 5 (в дополнение).
Внесение изменений в личный лист 5 должно быть подтверждено соответствующими документами: — об образовании и повышении квалификации — приказами по личному составу; – о перемещениях на работу, изданными для подтверждения документов аккредитованных учебных заведений (свидетельство о браке) или другими материалами из органов загса при изменении паспортных данных работника. В личные дела работников не включаются документы второстепенного значения, имеющие временный срок хранения (справки с места жительства), вторые экземпляры документов и т.п.
Внутренняя опись документов, входящая во внутреннее дело гражданина и сдающего экзамены по русскому языку (далее — личное дела), должна содержать сведения об имени документа; количестве листов или дате изъятия.
4.3. Внутренняя опись составляется в одном экземпляре, подпись ставит лицо ответственно за ведение личных дел с указанием должности и даты составления.
В личном листке используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка (диплом и сертификат), свидетельство об образовании; аттестационные свидетельства.
4.6. Работник, заполняющий личный листок на все вопросы должен дать полный прямой ответ без сокращений и исправления!
4.7. При заполнении графы
Рабочее место до начала трудовой деятельности.
В трудовой книжке указывается, сколько раз работник работал в разных организациях и что он делал по болезни. Сюда же относятся сведения о перерывах между работой из-за учебы или лечения; нахождением под опекой родителей либо других родственников (в зависимости от должности).
В графах личного листка записываются отрицательные ответы на вопрос, например: ученая степень или научное звание – ‘не имею’ и пребывание в другой стране — «нет» (если не было), образование — «никогда» («за границей был»), служебное положение по состоянию здоровья», отсутствие регистрации гражданина за рубежом — ‘умер-был».
В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в журнале учета личного дела, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер и дата постановки на учет; фамилия, имя, отчество работника (должностного лица), время снятия с учёта. 5.4. Личные документы выдаются во временное пользование работнику или должностным лицам учреждения здравоохранения для ведения журнала регистрации данных о личном деле по установленной форме. При этом запрещается производить какие-либо исправления ранее сделанных записей либо делать новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там бумаги и передавать сведения третьим сторонам — руководителю организации здравоохранения
В случае извлечения каких-либо документов из личного дела по указанию вышестоящей организации или уполномоченных органов в внутренней описи ставится соответствующая запись.
5.6. В контрольной карточке указываются: номер личного дела, фамилия и имя работника, на которого оно заведено; дата выдачи его кому-то другому (при наличии доверенности), подпись лица с правом подписи сопроводительного письма к делу) или адресат исходящего ответа по нему соответствующего бланка входящего сообщения для получения документа строгой отчетности. [/stextbox] Личные дела хранятся в специальных шкафах как документы особой секретности до 75 лет.
6.1. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивного органа и хранятся у него по алфавиту. 6.2. Оформление дел включает: перегруппировку документов, нумерацию листов (черным графитовым карандашом на верхнем правом углу арабскими цифрами), составление заверительной надписи о принадлежности к делу; оформление документа из одного листа прямоугольной формы – черная печать «А» — аббревиатура».
6.5. Лист-заверитель используется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации
Заверительную надпись нельзя выносить на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. 6.6. В заверенной надписи указываются цифрами и прописью количество листов внутренней описи, а также номер листка в ней с указанием его должности, даты составления.
Начальник отдела государственной гражданской службы и кадров А.Г.Тазеев : Для правильного группировки документов по кадрам личные дела включаются в номенклатуру дел учреждения под номером один.<>Гарантируем 100% точность и достоверность информации в системе ГАРАНТ.